Hợp đồng xử lý dữ liệu cá nhân

Bản 2026-08 · Căn cứ Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Điều 39

Văn bản này khác Điều khoản sử dụng. Điều khoản nói về quan hệ thương mại giữa gauux và shop. Văn bản này nói về dữ liệu khách hàng của shop: shop là Bên Kiểm soát, gauux là Bên Xử lý thay shop. Nghị định 13/2023 buộc quan hệ này phải có văn bản riêng, nên nó được đồng ý riêng.

Bản này chưa qua rà soát của luật sư Nội dung dưới đây lập từ chính hệ thống đang chạy và đúng với những gì phần mềm làm, nhưng người soạn không phải luật sư. Trước khi dùng làm văn bản ký kết, doanh nghiệp bạn nên cho luật sư của mình rà lại. Chúng tôi nói rõ điều này thay vì để bạn tưởng đây là hợp đồng đã thẩm định.

1. Các bên

Bên Kiểm soát dữ liệu: doanh nghiệp sử dụng gauux, theo hồ sơ đăng ký của chính doanh nghiệp đó.

Bên Xử lý dữ liệu: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT XANH FARM, mã số thuế 0109667881, địa chỉ Tầng 4 Toà nhà Chung Cư Đông Đô, số 35A Phố Nghĩa Đô, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.

2. Phạm vi và mục đích

gauux xử lý dữ liệu cá nhân chỉ theo chỉ dẫn của shop, cho các mục đích: trả lời tin nhắn khách; ghi nhận đơn hàng; phân loại hội thoại; chấm công và tính lương của nhân sự shop; báo cáo vận hành.

3. Loại dữ liệu và chủ thể dữ liệu

Nhóm chủ thể	Dữ liệu
Khách hàng của shop	PSID Facebook, tên, ảnh đại diện, nội dung tin nhắn, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, lịch sử mua
Nhân sự của shop	Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, chấm công, bảng lương, số tài khoản ngân hàng
Người dùng hệ thống	Email, số điện thoại, định danh mạng xã hội, IP phiên đăng nhập

4. Thời hạn xử lý

Trong suốt thời gian shop dùng dịch vụ.

Trong khi đang dùng: shop tự đặt thời hạn giữ từng nhóm dữ liệu ở Cài đặt › Lưu trữ dữ liệu. Hệ thống dọn 3h05 sáng mỗi ngày và ghi nhật ký. Mặc định không xoá gì — giữ bao lâu là quyết định của shop. Đơn hàng, hồ sơ nhân sự, bảng lương, chấm công và nhật ký không bao giờ tự xoá, vì luật kế toán và luật lao động buộc giữ.

Sau khi chấm dứt: gauux trả lại và xoá trong 30 ngày kể từ khi shop yêu cầu, trừ phần luật buộc lưu.

5. Nghĩa vụ của Bên Xử lý

Nghĩa vụ	gauux thực hiện bằng cách nào
Chỉ xử lý theo chỉ dẫn của shop	Không có đường nào đọc dữ liệu shop ngoài phiên đăng nhập của chính shop. Khu quản trị nền tảng chỉ đọc số đếm và trạng thái, không đọc nội dung.
Bảo mật dữ liệu	Row Level Security trên toàn bộ bảng; ứng dụng nối cơ sở dữ liệu bằng vai không đặc quyền; token, khoá bí mật, và số CCCD / số tài khoản / số BHXH / mã số thuế cá nhân của nhân sự mã hoá AES-256-GCM; mật khẩu chỉ lưu băm.
Hỗ trợ chủ thể dữ liệu thực hiện quyền	Khách nhắn «Xoá dữ liệu của tôi» vào hội thoại là hệ thống lập phiếu cho shop xử lý, kèm hạn 72 giờ theo Điều 16. gauux không tự xoá — quyết định xoá thuộc về shop.
Thông báo khi có sự cố	gauux báo cho shop trong 24 giờ kể từ khi phát hiện, để shop kịp thông báo cơ quan chức năng trong 72 giờ theo quy định.
Xoá hoặc trả lại dữ liệu khi kết thúc	Trả lại: công cụ xuất toàn bộ dữ liệu của shop ra tệp NDJSON kèm bản kê. Thông tin xác thực (token, mật khẩu băm, phiên đăng nhập) không nằm trong bản xuất. Xoá: xoá doanh nghiệp là dọn sạch mọi bảng liên quan.
Không dùng bên xử lý phụ nếu chưa được đồng ý	Danh sách nêu đích danh ở mục 6. Thêm bên mới thì thông báo trước cho shop.

6. Bên xử lý phụ

Nêu đích danh, không viết chung chung:

Bên	Việc	Quốc gia
Vultr (The Constant Company)	Máy chủ và cơ sở dữ liệu	Singapore
Anthropic	Sinh câu trả lời AI cho khách	Hoa Kỳ
Meta	Kênh gửi và nhận tin nhắn	Hoa Kỳ
Pancake	Nguồn đơn hàng và khách (chỉ đọc)	Việt Nam
Resend	Gửi thư giao dịch	Hoa Kỳ
Cloudflare	DNS và chuyển tiếp thư	Toàn cầu
Telegram	Bot chấm công — bot do chính shop tạo, token shop giữ	Toàn cầu
OpenAI	Câu hỏi văn bản thuần — chỉ khi shop tự khai khoá riêng	Hoa Kỳ

7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Bằng việc đồng ý văn bản này, shop biết và đồng ý rằng dữ liệu được lưu tại Singapore và nội dung hội thoại được gửi sang Anthropic tại Hoa Kỳ để sinh câu trả lời. Shop tắt AI trả lời khách thì nội dung hội thoại không được gửi đi đâu.

8. Nghĩa vụ của shop, với tư cách Bên Kiểm soát

Shop chịu trách nhiệm lấy sự đồng ý của khách hàng và nhân viên của mình.
Shop chịu trách nhiệm về nội dung shop tự khai vào phần Thông tin và bảng giá mà AI dùng để trả lời khách.
Shop không tải lên tài liệu chứa dữ liệu nhạy cảm ngoài phạm vi cần thiết. Hệ thống nhận mọi kiểu tệp và không phân loại nội dung tệp.
Bật chấm công GPS thì shop phải có văn bản đồng ý riêng của từng nhân viên trước khi bật — toạ độ là dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Điều 2.4.l.
Shop chỉ định người phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Điều 28 và khai trong Cài đặt › Thiết lập doanh nghiệp.

9. Hiệu lực và thay đổi

Văn bản này có hiệu lực từ khi shop bấm đồng ý, và hệ thống ghi lại bản nào, lúc nào, ai bấm. Khi nội dung thay đổi, số bản tăng lên và shop được hỏi lại — bản cũ vẫn được lưu để biết shop từng đồng ý với nội dung nào.

10. Liên hệ

Email: [email protected]